第一部分 公文基礎知識

    一、公文的分類

    共有四類：黨的機關公文、行政機關公文、法定公文、企業行政公文。

    1、黨的機關公文

    1996年5月3日，中共中央辦公廳印發《中國共產黨機關公文處理條例》，規定黨的機關公文分為14類文種：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規定、會議紀要、函。

    2、行政機關公文

    2000年8月24日，國務院發布《國家行政機關公文處理辦法》，規定政府行政機關的公文分為13類文種：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。

    3、法定公文

    黨政公文合計27類，是國家的法定公文。其中9類彼此相同，即：決定、指示、通知、通報、請示、報告、批復、函、會議紀要。減去相互重復，國家法定公文共有18種，即：決定、指示、通知、通報、請示、報告、批復、函、會議紀要、決議、意見、公報、條例、規定、命令、議案、通告、公告。

    4、企業行政公文

    國家沒有規定統一的企業公文文種，但企業的行政公文習慣上參照政府機關的分類。其中最常用的，是請示、報告、通知、函、會議紀要等5種，此外，還有非法定的工作總結。

    二、公文的行文關系

    又稱行文方向，它決定著公文的格式、語言和寫作方式。共分三類：

    1、上行文

    又稱上報文，是下層組織向上層組織發出的公文，主要包括請示、報告等。如《香洲區政府關于增加鎮街文化站編制的請示》。

    2、平行文

    是彼此沒有隸屬關系的平行組織，相互商洽工作、通報情況、邀請參與、回復信息的公文，主要包括通報、函等。如《珠海市企業文化協會關于舉辦通訊員培訓的邀請函》。

    3、下行文

    是上層組織向下層組織發出的公文，主要包括指示、批復、通知等。如《珠海市人民政府關于同意成立珠海市對外文化交流協會的批復》。

    三、公文的行文規則

    黨政公文條例都有專門章節規定公文的行文規則，其中5項必須遵守：

    1、不能越級行文

    行文關系必須根據隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級請示和報告。因特殊情況必須越級行文時，應當抄送被越過的機關。

    2、內設機構不能對外行文

    機關內設機構除辦公室等綜合部門以外，不得對外正式行文。內設機構需要對外聯系業務的，可通過“便函”形式，對外進行商洽、詢問、答復。

    3、不能逆向抄送

    向上級機關的請示，不得同時抄送下級機關；向下級機關的重要行文，應當同時抄送上級機關。

    4、只能一文一事

    一份公文通常只能涉及一個問題，一般只寫給一個主送機關，需要同時送其它機關的，應當用抄送形式，但不得抄送給下級機關。

第二部分 公文的基本結構

    公文主要由標題、正文、附件等三部分構成。

    一、標題結構

    標題，說明公文事由與文種，結構單純，常用三種：

    1、直述式 

    事由＋公文文種

    如：《中國共產黨第十七屆中央委員會第三次全體會議公報》

    2、引述式

    關于＋事由＋公文文種

    如：《關于舉辦通訊員培訓的邀請函》

    《關于盡早撥付第四季度掛村對口扶貧專項扶持款的請示》

    《關于第七屆骯展招商工作進展情況的報告》

    3、轉述式

    關于＋轉述事由＋公文文種

    如：《關于轉發國務院〈關于做好年終安全生產大檢查的通知〉的通知》

    二、正文結構

    正文是公文的主體，一般由5個部分組成：

    1、主送機關

    即各級受文機關，又叫公文臺頭。如：市經貿局、各會員單位、各分公司等。位于公文正文的第一行，左頂格。

    2、行文緣由

    即發出此項公文的原因、理由或背景形勢。通常是公文正文的第一自然段。

    3、正文內容

    即公文的核心內容。如請求批復、給予告知、咨詢了解、進行答復、要求執行的具體事項。

    4、結尾

    即公文的結束語，通常是正文的最后一段或最后一行。如“以上意見當否，請批示”或“請嚴格執行”等。

    5、發文單位

    即公文落款，包括發文單位名稱（用?。┘俺晌娜掌冢h字）。

    三、附件

    附件，是公文的補充，或是公文內容的具體化。

    如：《通訊員培訓的具體行程安排及報名回執表》

    附件獨立成篇，或是獨立的表格，附在正文之后。附件不止一件時，要標注附件序號。

    四、公文寫作的一般格式

    公文寫作的關鍵，在于寫好正文的內容。根據內容的繁簡程度，可以選用六種不同格式：

    1、篇段合一式

    全文只有一段，一段就是一篇，一通到底。適用于內容簡單的通知和函。

    2、分段展開式

    全文分為若干自然段，每段一層意思，段落之間不標序號，不設小標題，遞進或平行展開。適用于內容稍微復雜一些的通知、請示、報告等。

    3、首句引導式

    全文分為若干自然段，每段歸納出一句能夠概括本段全部內容的簡煉語言，作為該段落的首句，統帥該段的內容。適用于內容比較復雜的報告，會議紀要等。

    4、標題分列式

    全文分為若干部分，每部分分設若干自然段，然后總起來歸納一個小標題，以小標題統帥該部分的內容。適用于內容復雜的工作報告、會議紀要。

    5、板塊陳述式

    根據內容的不同性質，將全文分為幾大板塊，板塊之間相對獨立，各自成章。如“第一部分、第二部分”等。適用于內容特別龐大的報告、工作總結、會議紀要等。

第三部分 常用公文的寫作要領

    企業常用的行政公文，主要是請示、報告、通知、函、會議紀要等5種。

    一、請示的寫作

    請示，適用于向上級機關請求指示、請求批準、請求幫助、請求解答，屬上行文。請示的作用在于請示工作并要求上級批復。

    請示的寫法比較簡單，可按照公文主體的5個部分組成來寫。

    1、被請示機關

    即主送機關，或上級受文機關。

    2、請示緣由

    提出請示的原因和理由。

    3、請示事項

    提出請求解答的問題、請求批準或請求幫助的事項，要求上級解答、批準或給予幫助。在提出請求批準的事項時，可視需要提出擬解決問題的建議和意見，供上級機關參考。提出的請示，要符合有關方針、政策，切實可行，不可將矛盾上交。

    4、結尾

    請示的結束語是必不可少的，應最后強調自己的期待。通常采用“以上意見當（妥）否，請批示”或“以上請示，請批復”等等。

    5、請示機關落款

    用印與成文日期。

    請示的正文主體，即“緣由”和“事項”，多采用“篇段合一”的結構，一通到底。內容層次較多，必須分段落的，可采用“分段展開式”。

如：

關于某口岸增加商檢人員編制的請示

國務院：

近幾年，某口岸周邊地區經濟發展速度較快，出口貿易平均每年增長27%，今年上半年進出口貨物達276萬噸。由此，口岸聯檢機構的現有人員已不能適應業務發展的需要，尤其是口岸所在的某市已被列為某三角洲區域性中心城市，進出口貨物將越來越多。為此，請國務院批準在某口岸外貿碼頭設立海關商檢處，增加人員編制15人（現有8人）。

以上請示，請批復。

某省人民政府（章）

某年某月某日

    撰寫請示必須注意：不可和報告混用；不能以決定的口吻說話，只能寫“擬”怎么辦，不能寫“決定”怎么辦；未獲上級批復前，不得抄送下級機關；所述情況和理由較復雜時，可用附件詳細說明，以簡化正文。

    二、報告的寫作

    報告，適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。屬于上行文，一般產生于事后和事情過程中。

    1、綜合報告

    綜合報告又稱工作報告，類似于工作總結。如《關于2008年上半年“掃黃打非”工作進展情況的報告》等。正文的基本結構是“總—分—總”。

   （1）開頭，是總述，將需要報告的工作情況進行總體描述，包括工作目標、工作依據、工作思路，主要工作成果。而在工作成果中，突出幾個亮點，提煉出相應的觀點，烘托出報告的主題。

   （2）主體，是分述，主要是詳寫幾大亮點。可以分為好幾塊，將亮點逐一展開，每個亮點擬出一個標題，每個標題提煉一個觀點，每個觀點都有若干典型事件和數字支撐，形成“以觀點取舍材料，以材料說明觀點”的結構。

   （3）結尾，又是總述，總起來，寫工作中存在的問題，提出下一步工作的計劃與打算。最后可寫“請審閱”或“特此報告”、“專此報告”等語作結。

    2、專題報告

    專題報告又稱情況報告，目的是將情況報告清楚，寫法比工作報告要簡單。正文的基本結構是“進—進—進”，即縱向推進：情況（事實）＋分析＋結論（措施）。

    其中又有三種不同寫法：

   （1）以反映事件為主的專題報告，主要寫事件過程、產生該事件的原因、針對該事件所擬采取的措施或處理意見；

   （2）以總結經驗為主的專題報告，主要寫典型情況、經驗與教訓、改進措施；

   （3）因工作失誤向上級寫的檢查報告，主要寫問題的事實、產生問題的主客觀原因及造成問題的責任、處理意見及改進措施等。

    結尾：通常以“請審核”、“請審示”等語作結。

    3、回復報告

    回復報告也稱答復報告，寫法更為單純。只要把需要答復的內容寫清楚就行。

    正文要根據上級機關的詢問或責問，有針對性進行回答，問一答一，講明情況、原因和處理措施，不做發揮，不發議論。

    三、函的寫作

    函，適用于不相隸屬機關之間的工作文書，主要分為五類：

    1、商洽函

    請求協助、商洽解決辦理某一問題的函。如：聯系參觀、請求幫助支援等。

    2、詢問函

    了解情況，請求回復的函。如《關于查詢某同志在你單位是否已參加住房改革的函》。

    3、答復函

    答復其它單位詢問的函。如《關于同意擔當珠海市第二屆歡樂購物節主辦單位的函》（答復函）。

    4、邀請函

    邀請參與的函。如《關于舉辦通訊員培訓班的邀請函》。

    5、請批函

    不相隸屬單位向具有管轄權的單位請求批準。如企業向工商部門變更營業執照的登記項目、向公安部門申報刻制公章等。

    函的篇幅都不太長，正文寫作也無固定格式，多采用“篇段合一式”或“分段展開式”。正文內容包括：發函事由、詢問或答復或協商或邀請或申報的事項、希望達成的結果或給予的答復。其中，答復函在正文開始時，必須把收到對方來函的日期文號或標題交代清楚，然后再作答復。

    函一般都有結尾，但不同的函結尾不同。商洽函多用“請予支持”、“請予協助”；詢問函多用“請復”、“請早日復函”；答復函用“專此函復”；請求批準的函用“請予核準”等。

    四、通知的寫作

    通知，是使用率最高的公文。主要有4類：

    1、印發性通知

    包括批轉性、轉發性通知。用于印發本級機關，批轉下級機關，轉發上級機關、同級機關和不相隸屬機關的制度、法規、規定、通知、會議紀要等公文。

    如：《關于印發“記者勞動考勤與業務考核管理辦法”的通知》

    《關于轉發全省文化體制改革工作會議通知的通知》。

    2、事項性通知

    用于上級機關對下級機關就某一具體事項布置工作、交待任務、發布信息，而其重要程度又達不到“命令”或“指示”時，使用事項性通知。

    如：《關于嚴格控制公車私用實行節假日公車封存的通知》

    《關于認真做好2007年度計劃生育獎金發放工作的通知》

    3、會議通知

    也是事項性通知，但內容更為單純，只用于上級機關對下級機關發布會議指示。

    4、任免通知

    同樣屬于事項性通知，但更為專業化，只用于上級機關對下級機關發布人事任免事項。

通知的寫作形式多樣、方法靈活，格式比較簡單。但一定要寫明四個內容：事項的由來（為什么通知你）、事項的具體內容（通知你做什么）、具體要求（通知你怎么做）、事項時效（什么時間做完）。概括說，寫清楚“四個什么”。如：

關于轉發《全國交通運輸工作會議紀要》的通知

各省、自治區、直轄市人民政府、：

    現將《全國交通運輸工作會議紀要》轉發給你們，請參照執行。交通運輸事業是國民經濟的重要組成部分，對于全面建設小康社會、提高國家的現代化水平具有重要的作用。各級人民政府要按照《紀要》提出的要求，把交通基礎設施的建設納入今后五年的重點工作，認真加強領導，在規劃與財力上給予支持，切實把發展交通運輸事業的工作做好，并將具體措施于八月底以前上報國務院辦公廳。

國務院辦公廳（章）

二00三年五月二十日

    通知不能濫發。尤其是同級機關及不相隸屬的單位之間，不能發通知，只能使用函。

    五、會議紀要的寫作

    會議紀要，適用于記載、傳達會議情況和會議的議定事項。多用于研討性、協調性、聯席性的會議，既不能由主持人說了算，又不能簡單地付諸表決，只能通過深入調研、充分協商，相互協調，取得與會各方的一致贊同和承諾，而后議定共同條款，并要求與會單位共同遵守、共同執行。

    1、會議紀要的分類

主要有三類：

（1）決議性會議紀要：也稱指示性會議紀要，用于公布會議所議定的宏觀事項，對相關部門具有一定的指示性和指導性。

如：國務院《一九九零年經濟特區工作會議紀要》。

    （2）部署性會議紀要：也稱通知性會議紀要，用于部署會議所議定的微觀事項或稱具體工作項目，通知相關方面按照紀要內容實施。

如：珠海市人民政府《2001年第25次常務會議紀要》。

    （3）情況性會議紀要：記載會議情況，傳達會議精神，留作備忘資料。用于決策時機不夠成熟、與會各方意見不盡一致，但又必須將會議內容形成大家一致認可的書面備忘資料。

    如：《關于前山某工業用地未來功能的協商紀要》

    會議紀要與其它法定公文明顯不同：沒有明確的主送機關，沒有明確的行文方向，既不是上行文，也不是下行文，也不用印章，而是一種純粹的記載。

    2、會議紀要的正文內容

    通常包括四個方面：

    （1）會議的基本情況：會議名稱、會議宗旨、會議時間和地點、與會人員、必需的背景資料。

    （2）會議的主要議題：會議中正式討論的問題，包括事先確定和會議中臨時插入的議題。

    （3）與會者意見：主要記載一致意見，同時附記不一致甚至反對的意見。

    （4）會議議定的事項：包括決定、建議、要求具體實施的工作項目等。

    3、會議紀要的行文格式

    通常由導言、主體、結尾三部分組成。

    （1）導言：程序性紀錄。主要介紹會議概況，包括召集會議的單位、與會單位、會議目的、開會時間與地點、會期、主持人及參加人員姓名、會議議程及討論情況、主要結果或收獲等。

    （2）主體：實質性記錄。具體記載會議議定的事項，根據會議議程，分類進行整理，歸納出幾個問題，載明會議對每個問題所產生的意見，形成各方認可的會議精神或議定事項。其中，議定事項要分條寫，每條只寫一個問題，內容包括：何事、如何解決、由誰負責、承諾了什么、何時完成、經費來源、質量標準等。要一一寫清，不能含糊，以免日后扯皮。

    （3）結尾：有兩種寫法：一是專設一段，提出希望、要求或號召，以強化會議精神；二是不專設結尾段落，最后一個問題就是全文的結尾。